Definisi Surat

Definifi Surat

1. PENGERTIAN SURAT
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).
2. FORMAT SURAT
format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
1) bentuk lurus penuh (full block style)
2) bentuk lurus (block style)
3) bentuk setengah lurus (semiblock style)
4) bentuk lekuk (indented style)
5) bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)

3. JENIS-JENIS SURAT
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi.
b. Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi.
c. Surat Dinas Surat
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri.
4. BAGIAN-BAGIAN SURAT
• Kepala surat
• Tanggal surat
• Nomor/lampiran/hal
• Alamat yang dituju
• Salam pembuka
• Paragraf pembuka
• Isi
• Paragraf penutup
• Salam penutup
• Nama/tanda tangan/nip
• Tembusan
5. SURAT LAMARAN PEKERJAAN
Penulis surat lamaran hendaknya mematuhi rambu-rambu berikut ini.
a. Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris denganmenggunakan kertas berkualitas baik.
b. Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan satu spasi.
c. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian.
d. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.
e. Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”,dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.
Bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut:
• Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik.
• Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.
• Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat.

6. PENGERTIAN SURAT EDARAN
Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan,petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.
 Fungsi surat edaran:
• di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat memberi petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan atau peraturan;
• di perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai pemberitahuan atau pengumuman.
 Macam surat edaran:
• Surat edaran pemerintah,
yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional.
Misalnya:
(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional
(2) edaran tentang sensus penduduk
(3) edaran tentang Pemilu
 Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut.
Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat edaran tentang:
(1) petunjuk kenaikan kelas
(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.
 Surat edaran dari perusahaan
Terdiri dari:
(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yangditujukan untuk satu lingkungan tertentu
(2) Surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan masyarakat / khalayak.
7. KRITERIA SURAT YANG BAIK
1. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat.
2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.
3. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.
4. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan.
5. Surat sebaiknya bersih dan rapi.

8. BAHASA SURAT
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.
2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit.
3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi.
4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.
9. NOMOR SURAT
1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
2. Nomor surat juga berfungsi sebagai
a. alat petunjuk bagi petugas arsip;
b. alat untuk mengetahui unit asal surat;
c.alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu;
d.lat referensi.
3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.
Misalnya:
Nomor: 3546/F8/C.11/2007
bukan
Nomor: 3546/F8/C.11/2007,-
Nomor: KMP/5/1457 .
10. LAMPIRAN
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) set
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu set
11. HAL SURAT
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan
12. ALAMAT YANG DITUJU
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:
Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220

13. SALAM PEMBUKA
Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.

Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak … yang terhormat,
Salam sejahtera,
Asalamualaikum w.w.,
14. PARAGRAF PEMBUKA
Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.
Misalnya:
(1)Sehubungan dengan surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami beri tahukan hal-hal berikut.
(2)Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ….
(3)Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, sudah kami terima dengan baik.Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ….
Contoh yang Tidak Tepat
1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
2. Menjawab surat Saudara Nomor ….
Pilihan yang tepat
1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.
2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.
15. PARAGRAF ISI
Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.
16. PARAGRAF PENUTUP
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.
Misalnya:
(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.
(4)Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara

Contoh yang Tidak Tepat
Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.
(4) Harap maklum adanya.

17. SALAM PENUTUP
Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.
Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
18. TANDA TANGAN
Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

19. NAMA, JABATAN, DAN NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.
Misalnya:
(Tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si.
NIP 010345687
atau:
(Tanda tangan)
Dr. Awaluddin, M.Hum.
Kepala

20. TEMBUSAN
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Misalnya:
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
2. Kepala Biro Organisasi
3. Kepala Biro Keuangan
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4. Arsip.
21. INISIAL
Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).
Misalnya:
AM/ra

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s